Déclarations
Cet outil vous permet de débiter les comptes des conducteurs/coursiers et de générer des relevés sous forme de fichiers XLS.
Cet outil vous permet de débiter les comptes des conducteurs/coursiers et de générer des relevés sous forme de fichiers XLS.
Ils peuvent ensuite être envoyés à la banque ou utilisés dans votre système de comptabilité.
Pour accéder au rapport, sélectionnez la section « Finances » → « Déclarations ».
Comment utiliser l'outil?
Pour créer un nouveau relevé, cliquez sur le bouton « +» situé à droite du nom de la section.
Configuration des filtres
Les filtres sont divisés en deux parties:
1. Conducteurs
Conditions de travail. Vous pouvez sélectionner tous les conducteurs ou seulement ceux ayant une condition de travail particulière.
Statut. Vous permet d'afficher tous les employés ayant un statut particulier dans le relevé. Par exemple, uniquement les employés qui travaillent.
2. Montants
« Montant minimum à laisser sur le compte »: le montant minimum qui doit rester sur le compte du conducteur/coursier après le débit. Le débit ne sera effectué que si le solde du compte après l'opération est supérieur à cette limite.
« Paiement maximum »: le montant maximal qui peut être débité du compte du conducteur/coursier. Il n'est pas possible de débiter davantage, même si le solde de l'employé le permet.
« Paiement minimum»: le montant minimal qui peut être débité du compte du conducteur/coursier. Il n'est pas possible de prélever un montant inférieur sur le compte.
Remarque.
Par exemple, vous configurez une limite de compte d'au moins 1 000, avec un paiement maximum de 1 000 et un paiement minimum de 500:
● Si le solde est de 1 500, la somme de 500 sera débitée
● Si le solde est de 1 700, la somme de 700 sera débitée
● Si le solde est de 2 500, la somme de 1 000 sera débitée
● Si le solde est de 1 300, aucun débit ne sera effectué
● Si le solde est de 900, aucun débit ne sera effectué
Une fois les filtres créés, cliquez sur le bouton « Créer un brouillon » pour générer un relevé.
Utilisation des relevés
Un relevé est un tableau dans lequel chaque conducteur a sa propre ligne.
Il est divisé en cinq colonnes: « Nom complet », « Numéro de téléphone », « Solde du conducteur », « Conditions de travail », « Montant payable ».
Remarque. Les valeurs dans la colonne « Nom complet » sont cliquables.
Lorsque vous cliquez sur le nom complet, la carte du conducteur/coursier s'ouvrira dans Dispatcher.
Le nombre présent dans la colonne « Montant payable » est le montant qui peut être débité du solde du conducteur/coursier en prenant en compte les filtres. Vous pouvez modifier individuellement le montant payable de chaque conducteur/coursier, indépendamment des filtres.
Cliquez simplement sur le bouton « Modifier » situé à côté du montant, saisissez la nouvelle valeur et cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder le changement.
Le montant total de tous les débits est affiché sous la liste de tous les conducteurs/coursiers, c.-à-d. la somme totale que vous devez verser à vos conducteurs/coursiers.
Des commandes supplémentaires sont disponibles à côté du « Total », sous le tableau: 1. Frais bancaires. Si votre banque vous facture des frais lorsque vous payez vos employés, vous pouvez les saisir ici sous forme de pourcentage.
Vous pouvez également définir des frais minimums à prélever sur chaque compte de conducteur. Ces frais peuvent être supérieurs aux frais bancaires réels qui vous sont facturés.
Remarque. Nous vous conseillons d'informer vos employés au préalable que des frais bancaires leur seront prélevés. 2. La possibilité de télécharger un relevé au format XLS sur votre appareil afin de l'envoyer à la banque pour exécution, ou vers un système de comptabilité.
Pour le télécharger, cliquez sur l'icône en forme de flèche située sur la droite. 3. Vous pouvez supprimer un brouillon de relevé en cliquant sur l'icône rouge en forme de corbeille. 4. Bouton « Débiter ». Après avoir défini tous les filtres, les paramètres personnalisés et le montant des frais bancaires, cliquez sur « Débiter » pour débiter les comptes des conducteurs.
Remarque. Nous vous recommandons de le faire après avoir effectué les versements à vos employés.
Un relevé enregistré peut être réutilisé. Pour ce faire, ouvrez la section « Rapports » → « Déclarations », puis le relevé précédemment créé en cliquant sur son statut.
Remarque. Le solde d'un conducteur/coursier est virtuel et nécessaire pour contrôler le montant que vous lui devez. Les débits concernant un solde n'impliquent pas le virement réel de fonds depuis votre compte courant et ne génèrent pas un ordre de paiement de notre part.